Archivierungssysteme

Archivierungssysteme sind Systeme und Methoden, die der Erfassung, Speicherung und Konservierung von Informationen dienen. Zu einem Archivierungssystem gehört immer auch eine Ausgabemöglichkeit, um die Information wieder nutzbar zu machen. Die Archivierung erfolgt i.d.R. langfristig (in Relation zur gespeicherten Information).

Im heutigen Sprachgebrauch wird unter Archivierung zumeist die elektronische Archivierung verstanden. Letztlich werden damit alle Informationen digitalisiert, in das Archiv überführt und oft weltweit - ggf. für einen eingeschränkten Nutzerkreis - zugänglich gemacht. Ein Dokumentenmanagement / Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein wichtiger Teil solch einer Archivierung, tatsächlich sind die Unterschiede nur für Experten von Bedeutung. Eine Ergänzung zur elektronischen Archivierung bildet die optische Archivierung, bei der Dokumente bspw. auf Film erfasst werden.

Die elektronische Form ist lediglich eine der neuesten und umfangreichsten Methoden. Die Anlage von Akten (genauer: deren geordnete Aufbewahrung) gehört genauso zu den Archivierungssystemen wie eine Software zur Verwaltung von CDs / DVDs. Im letzten Fall wird lediglich die Information über das Medium erfasst und archiviert, nicht das Medium selbst.

Archivierungssysteme sind im Verhältnis zur Information meist langfristig angelegt. Sie unterliegen je nach Einsatz diversen Anforderungen die sehr unterschiedlich sind und sich ändern können. Als Beispiel kann man hier gesetzliche Aufbewahrungsfristen, Zugriffszeiten oder Kosten nennen. Entsprechende Überlegungen sollten vor einer Anschaffung getroffen werden.