Dokumentenmanagement

Das Dokumentenmanagement bzw. Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist sowohl ein Teil der elektronischen Archivierung als auch auch ein eigenständiges Software- System zur Dokumentenverwaltung- und Bearbeitung, ja nach Einsatz. Im Rahmen der Archivierung kommt dem DMS insbesondere die Aufgabe zu, alle erfassten Dokumente in das System zu integrieren, auszuwerten, zuzuordnen und den Zugriff zu ermöglichen. Als eigenständige Software besteht der Aufgabenschwerpunkt in der Versionierung und dem Ermöglichen der Teamarbeit (Einsatz als Groupware) an einem Dokument. In jedem Fall kümmert sich das Dokumentenmanagement um Zugriffsrechte und allgemeine Verwaltung.

Der Einsatz eines entsprechenden Systems hat diverse Vorteile. Wiederauffindbarkeit, Zugriffszeiten, preiswerte Ablage, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entspricht (sofern gegeben), Versionierung, (weltweite) Verteilung, Zugriffsrechte u.v.m. können gewährleistet werden. Dagegen sprechen der Aufwand für die Installation und den Betrieb, die Abhängigkeit von einem möglicherweise proprietären System und die Abkehr von klassischen Strukturen.

Den grössten Nutzen entfaltet ein Dokumentenmanagementsystem in Verbindung mit dem Wissensmanagement. Dokumente werden nicht nur für sich betrachtet, sofern bezogen auf Ihren Inhalt ausgewertet. Die Information wird extrahiert und - sofern möglich - wiederverwertet, Vorgehensweisen, Entscheidungen u.a. Dinge von einem Projekt werden in andere übertragen. Ein solches Wissensmanagement beginnt mit der Verschlagwortung der Dokumente, die Fähigkeiten der Systeme wachsen aber ständig.