Elektronische Archivierung

Bei der elektronischen Archivierung wird die Information digitalisiert und auch digital gespeichert. Die Art der Speicherung ist es, welche die elektronische von der optischen Archivierung unterscheidet, nicht die Datenerfassung.

Die elektronische bzw. digitale Archivierung beginnt mit der Datenerfassung. Im weiteren Sinn gehören dazu alle digital erstellen oder erfassten Dokumente und Daten, zumeist wird jedoch das Einscannen von Dokumenten gemeint. Der Scanner bildet die Schnittstelle, die optische Information wird zusätzlich als digitale erfasst. Allerdings ist dies erst der erste Schritt - und aus heutiger Sicht verhältnismässig einfach. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, das erfasste Dokument zuzuordnen, mit Informationen zu versehen, ggf. auszuwerten u.a. Ausserdem müssen all diese Informationen und die Abbildung an die richtigen Stellen gelangen, ggf. vorher umgewandelt werden, mit Zugriffsrechten versehen werden u.ä. Diese sind die Aufgaben einen Dokumentenmanagementsystems (DMS), welches ein Kernstück der elektronischen Archivierung bildet. Währung das Archivierungssystem für die Erfassung und Speicherung sorgt, regelt das DMS den Zugriff und die Aufbereitung. Der eine Bereich ist ohne den anderen nutzlos, weshalb im Sprachgebrauch auch die Bedeutung verschwimmt.

Neben der digitalen Archivierung von Dokumenten gibt es auch die digitale Archivierung von (dokumentunabhängiger) Information, bspw. eine Software zur Verwaltung von CDs oder DVDs. Es gibt Unmengen an Software, auch Freeware, für solche und andere Zwecke, wobei man sich vor dem Einsatz immer den großen Nachteil der elektronischen Archivierung vor Augen halten sollte: Software und Dateiformate sind kurzlebig. Die Klarheit über diesen Punkt gehört zu den Kernfragen bei der Entscheidung über ein Archivierungssystem bei einer angestrebten langfristigen Archivierung.