Optische Archivierung

Unter der optischen Archivierung versteht man die Erfassung von Dokumenten auf einem optischen Medium, bspw. Film / Mikrofilm und die anschl. Aufbewahrung. Im Gegensatz zur elektronischen Archivierung ist hier das Werkzeug Computer (& Software) nicht erforderlich, um die Daten sichtbar zu machen, optische Hilfmittel (bspw. Lupe / Mikroskop) reichen aus. Die Datenmanipulation im Nachhinein ist praktisch nicht möglich.

Optische Archive sind aus Platz- und Kostengründen meist Mikrofilmarchive. Viele Regierungen und private Organisationen / Verbände betreiben solche Archive, in denen die wichtigsten Dokumente auf Mikrofilm abgelegt werden. Im Gegensatz zu einem elektronischen Archiv, bei denen sich Hard- und Software ständig und schnell ändert oder einem Aktenordner, bei dem das Papier bereits nach kurzer Zeit zu altern beginnt, verspricht der Mikrofilm eine sehr langfristige Zugriffsmöglichkeit. Unter optimalen Klimabedingungen geht man davon aus, das Mikrofilme eine Haltbarkeit von mehreren 1000 Jahren haben können. Die Dokumente würden so auch viele Katastrophen überstehen können und so ein wichtiges Zeitzeugnis abgeben.

Mikrofilmarchive haben allerdings auch Nachteile. Der Zugriff ist nur an einer Stelle möglich und langsam, die Vervielfältigung schwierig, die Übersicht erfordert einen Index, unter schlechten Lagerbedingungen sind Mikrofilme ebenso anfällig wie andere Medien. Daher wird heute zumeist eine Kombination angewendet, bei denen zunächst die Dokumente eingescannt werden. Im Anschluss wird nicht nur der Film erstellt, sondern die Datei in das Dokumentenmanagement integriert, indiziert usw. Die optische Archivierung dient quasi als Sicherheitskopie, die Arbeitskopie ist elektronisch archiviert und das Original wird an einem sicheren Platz aufbewahrt.